E-Procurement

merupakan suatu system pengadaan barang dan jasa dimana pada sistem tersebut dilakuka melalui jaringan atau internet, dengan diterapkan sistem transaksi secara online tersebut dapat memberikan suatu keringan dalam hal ini mengurangi penggunaan kertas, menghemat waktu dan mengurangi penggunaan tenaga kerja dalam proses sehingga dapat efektif dan efisian dalam proses bisnis.

Merupakan pengadaan Barang/Jasa yang dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik sesuai dengan ketentuan perundang-undangan. (Peraturan Pemerintah No. 24 Tahun 2010)

Merupakan pembelian antar-bisnis (business-to-business, B2B) dan penjualan barang dan jasa melalui internet. (Australian Government Information Management (AGIMO))

Mekanisme e-procurement

Sebagai contoh :

Mekanisme E-Procurement

Hemat Anggaran Rp60 Triliun
Jakarta, Pelita
Sekretaris Utama Menneg PPN Syahrial Loetan mengatakan pengadaan barang/jasa pemerintah melalui mekanisme e-procurement akan menghemat anggaran belanja barang/jasa hingga Rp60 triliun.
Ia menjelaskan pemerintah punya anggaran belanja barang/jasa di dalam APBN sekitar Rp800 triliun, tapi tentu tidak semua ditenderkan. Sebagai contoh kalau yang ditender separuhnya melalui e-procurement yakni Rp400 triliunan, maka akan menghemat dengan hemat 10-15 persen atau sekitar Rp60 triliun, kata Syahrial dalam sebuah seminar mengenai E-Procurement, di Jakarta, Rabu (14/5).
Dijelaskannya, jika tender lebih transparan dan fair, maka biasanya akan terdapat penghematan, dan angka penghematan antara 10 sampai 15 persen tersebut, pemerintah bisa mendapatkannya.
Menurutnya, dalam beberapa kasus bahkan ada penghematan 40 persen. Tapi, ia tidak menggarisbawahi bahwa 40 persen itu adalah angka yang umum.
Ada beberapa projek yang menggunakan e-procurement, penghematannya bisa sampai 40 persen bahkan lebih. Misalnya pada beberapa proyek di DKI Jakarta, dana untuk pembangunan jembatan bisa mencapai 60 persen dari cost.
Ketika ditanya mengenai mekanisme e-procurement apakah akan melibatkan instansi terkait seperti Depkominfo, ia menyatakan Depkominfo memang ikut dalam mekanisme tersebut, namun tidak secara langsung, tetapi melalui dewan teknologi informasi nasional (Detiknas).
Kenapa teman-teman di Depkominfo tidak terlibat langsung, hal ini karena adanya reformasi bidang keuangan yang telah diberlakukan oleh Depkeu, ujarnya dan menambahkan Detiknas saat ini diketuai oleh Menko Perekonomian, yang didalamnya terdapat anggota yakni Menkominfo.
Dalam kaitan ini, keberadaan Menkominfo hanya mempersiapkan hal-hal yang teknis, misalnya pengadaan perangkat keras guna keberlangsungan mekanisme e-procurement.
Pangkas kebocoran anggaran.
Kepala Pusat Pengembangan Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah, Agus Rahardjo, menambahkan sistem pengadaan barang dan jasa elektronis (e-proc) akan membuat seluruh detil tender pengadaan barang dan jasa publik, termasuk penawaran dan pemenang, dapat diketahui oleh publik sehingga dapat memangkas kemungkinan kebocoran anggaran, terutama belanja barang dan modal.
Dengan nilai tender yang besar, rakyat akan bisa mengawasi karena lebih bagus dipaparkan semua daripada disembunyikan di bawah meja, jelasnya.
Ditambahkannya, meski UU Informasi dan Transaksi Elektronik (ITE) telah disepakati DPR, pihaknya memperkirakan pelaksanaannya baru berjalan pada 2010.
Saat ini sudah ada beberapa departemen yang melaksanakan semi e-proc seperti Departemen PU dan Depkeu. Depkeu paling lambat Juli sudah jalan, katanya. (cr-10).

Komponen – komponen E-prosurement

·         Web based ERP :

membuat dan menyetujui permintaan pembelian, menempatkan purchase order dan
menerima barang dan jasa dengan menggunakan sistem software berbasiskan teknologi Internet.

·         e-MRO (Maintenance, Repair and Operating) :

Sejenis dengan web-based ERP terkecuali barang dan jasa yang dipesan adalah persediaan non-produk yang berkaitan dengan MRO
atau  hampir sama dengan web-based ERP namun barang dan jasa yang diminta adalah non-produk yang berkaitan dengan jasa pemeliharaan, perbaikan dan operasional.

·         e-sourcing :

mengidentifikasi supplier baru untuk kategori tertentu dari keperluan pembelian menggunakan teknologi Internet.

·         e-tendering :

mengirimkan permintaan untuk informasi dan harga kepada supplier dan menerima balasan dari supplier menggunakan teknologi Internet mengenai barang / produk tersebut.

·         e-reverse auctioning :

menggunakan teknologi Internet untuk membeli barang dan jasa dari supplier yang
diketahui atau tidak diketahui jumlahnya.

·         e-informing :

mengumpulkan dan mendistribusikan informasi pembelian dari dan ke pihak internal dan eksternal menggunakan teknologi Internet.

·         e-marketsites:

memperluas Web berbasis ERP untuk membuka rantai nilai. Beli masyarakat dapat
mengakses pilihan pemasok produk dan layanan, menambahkan ke shopping cart, membuat permintaan, meminta persetujuan, terima pesanan pembelian elektronik dan memproses tagihan dengan integrasi kepada pemasok rantai suplai dan pembeli sistem keuangan.

Manfaat e-prosuremnet serta Kendala Pengimplementasiannnya

1.      Pengurangan harga pembelian barang :

·         Tersedia lebih banyak supplier.

·         Harga menjadi lebih kompetitif.

·         Pemasok baru lebih banyak

2.      Penggunaan proses pembelian mempercepat dalam mencari sumber pembelian :

·         Mempercepat waktu pengiriman penawaran.

·         Memperceapat waktu evaluasi penawaran.

·         Mempercepat pengeluaran pesanan.

·         Mempercepat waktu pemindahan lampiran.

3.      Pengurangan waktu proses penagihan dan pembayaran :

·         Mengurangi kesalahan antara surat pesanan, dokumen penerimaan dan tagihan.

·         Adanya potensi potongan harga.

4.      Pengurangan biaya administrasi :

·      Meningkatkan produktivitas pembeli.

5.      Peninglatan kemampuan untuk mengelola pasokan secara optimal :

·         Memperbaiki data pasar.

·         Memperkecil pengaruh pemuncakan kebutuhan.

6.      Memperlancar komunikasi pembeli dan penjual :

·         Menjadi lebih cepat dan akurat.

·         Menyelesaikan masalah secara cepat karena dideteksi lebih awal.

7.      Just InTime Purchasing:

·         Meminimalkan persediaan.

·         Komunikasi.

·         Komunikasi pengiriman.

8.      Supply Chain Management :

·         Sinkronisasi dan otomatisasi.

9.      Kemitraan pembeli dan penjual :

Keuntungan yang ditawarkan e-procurement menurut Bandhyo-Padhyay (2003, p176) :

·         Biaya yang lebih rendah

·         Koordinasi yang lebih baik antara pihak-pihak yang berbeda

·         Pembelian yang optimal

Kendala dan Halangan :

Ø  Bisnis-bisnis kecil memiliki kendala atau halangan dalam standar data yang kurang dan lambat dalam pengadaan barang secara online.

Ø  Tidak banyak pemasok yang memiliki peralatan untuk berpartisipasi dalam e-procurement.

Ø  Pengendalian keuangan yang memerlukan perhatian khusus karena sangat berpengaruh terhadap investasi yang dilakukan.

Ø  Keharusan memilih harga terendah seringkali membuat banyak lembaga pemerintah justru berpotensi menerima barang/ jasa yang tidak sesuai standar. Selain itu proses lelang seringkali diikuti oleh peserta (perusahaan) yang “banting harga”.

Ø  Pengadaan barang/ jasa yang bersifat sulit diukur (intangible) seperti biaya konsultasi, belanja perangkat lunak (software/ aplikasi), berpotensi menimbulkan dugaan korupsi dari lembaga penyidik/ anti korupsi seperti BPK, KPK, Polisi dan Kejaksaan. Pemahaman dalam menentukan harga barang/ jasa yang layak sesuai spesifikasi atau “kelas” seringkali masih menjadi perdebatan antara panitia lelang dan lembaga penyidik.

Ø  Begitu besarnya sorotan publik (masyarakat dan lembaga penyidik) dan makin banyaknya peserta lelang, menimbulkan efek keengganan untuk menggunakan anggaran lelang adakan menjadi panitia lelang.

Ø  Belum adanya peraturan hukum yang memayungi proses e-procurement. Akibatnya belum ada standar baku mengenai standar proses e-procurement, waktu, penggunaan teknologi informasi, sumber daya manusia, keabsahan hukum dan sebagainya.

Ø  Rendahnya komitmen pemimpin lembaga pemerintah untuk mengadakan barang/ jasa secara transparan baik secara konvensional atau elektronik.

Strategi Integrasi pada e-Prosurement

Dalam mendukung suatu perusahaan dalam merespon tekanan bisnis dan mencapai tujuan merupakan peluang yang sangat besar sebagai enabler bisnis. Biaya, resiko dan peluang yang ditawarkan tidak hanya membuat IT strategis bagi pertumbuhan organisasi, tapi juga penting bagi kelangsungan perusahaan.
perlu adanya strategi untuk pengelolaan serta apa yang harus dilakukan untuk menuju ke arah yang lebih baik.
Website-website e-procurement dapat memungkinkan pengguna yang telah terdaftar dan memenuhi persyaratan-persyaratan yang diberlakukan untuk mencari pembeli atau penjual barang dan jasa. Semua itu tergantung pada pendekatan yang digunakan, dimana para pembeli dan penjual dapat menentukan harga atau mencari penawaran-penawaran. Proses pembelian yang sedang berlangsung dapat memenuhi permintaan pelanggan untuk memberikan potongan harga atau mengadakan penawaran khusus.
Software e-procurement memungkinkan terjadinya otomatisasi untuk beberapa proses pembelian dan penjualan. Perusahaan-perusahaan yang berpartisipasi dalam e-procurement ini berharap agar mereka dapat mengendalikan inventori dengan lebih efektif, mengurangi biaya pembelian dengan menggunakan agen, dan dapat meningkatkan siklus manufaktur. Dengan adanya e-procurement diharapkan dapat dilakukan integrasi dengan trend Supply Chain Management yang telah terkomputerisasi.

Contoh Implemntasi E-Prosurremen Pada Perusahaan

‘ Penerapan E-Procurement Pada Sistem Pelayanan Publik Menuju Good Corporate Governance Pada PT. PLN Wilayah Sumatera Utara ‘

Setelah terjadinya krisis ekonomi pada tahun 1997 yang lalu, banyak masyarakat yang menuntut agar dilakukannya reformasi ditubuh BUMN (Badan Usaha Milik Negara) kepada pemerintah, menuntut agar BUMN kembali kepada tujuan utama nya yang tercantum pada UUD 1945 Pasal 33 yaitu sebagai perwakilan pemerintah dalam melayani kebutuhan utama publik yang menguasai hajat hidup orang banyak baik secara tingkat nasional maupun daerah dan juga menuntut agar dilakukannya transparansi didalam pengelolaan keuangan perusahaan serta dalam hal tender proyek pengadaan barang dan jasa perusahaan. Oleh sebab itu, berdasarkan tuntutan masyarakat tersebut, Perusahaan Listrik Negara ( PLN ) Wilayah Sumatera Utara sebagai salah satu BUMN di Indonesia menerapkan program e-procurement dalam sistem pelayanan publik. Adapun yang menjadi dasar hukum dari penerapan program e-procurement tersebut adalah Keputusan Presiden No.80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah. Akan tetapi setelah program e-procurement tersebut diterapkan oleh PT.PLN Wilayah Sumatera Utara, banyak nya masyarakat yang tidak mengetahui kalau program tersebut diterapkan. Padahal, program tersebut sangat berguna sekali bagi masyarakat dan juga stakeholders lainnya untuk mengetahui dan mendapatkan informasi mengenai perusahaan baik mengenai informasi sejarah perusahaan, visi dan misi perusahaan, profil perusahaan maupun informasi lainnya Hal ini sangat membuat penulis tertarik untuk mengadakan penelitian dengan menggunakan metode deskriptif kualitatif agar dapat diketahui apa penyebab banyak nya masyarakat dan juga stakeholders lainnya tidak mengetahui program tersebut. Adapun tujuan dari penelitian tersebut adalah untuk mengetahui sudah sejauh mana penerapan e-procurement tersebut, untuk mengetahui tingkat kesiapan SDM para pegawai dan juga untuk mengetahui pola kerja sama yang dibina oleh PT.PLN Wilayah Sumatera Utara dalam rangka menuju BUMN yang good corporate governance.