Selasa, 16 April 2013

ERP


Enterprise Resource Planning
( ERP )
Enterprise Resources Planning adalah suatu metode untuk perencanaan efektif dan pengendalian seluruh sumber daya yang diperlukan untuk mengambil, membuat, mengirim, dan menghitung pesanan konsumen pada suatu perusahaan manufaktur, perusahaan distribusi maupun perusahaan jasa. ERP merupakan software yang mengintegrasikan semua departemen dan fungsi suatu perusahaan ke dalam satu sistem komputer yang dapat melayani semua kebutuhan perusahaan, baik dari departemen penjualan, HRD, produksi atau keuangan.



Komponen-komponen ERP

A.    Modul Operasi
Terdiri atas General Logistic, Sales and Distribution, Materials Management, Logistic Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System, Environment Management.

B.     Modul Finansial dan Akunting
Terdiri atas General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise Controlling.

C.     Modul Sumber Daya Manusia
Terdiri atas Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management.







Hubungan ERP dengan Arsitektur E-Bussines

E-bisnis difokuskan pada efisiensi dan efektivitas eksternal, lintas-proses perusahaan. Sementara teknologi ERP mendukung strategi bisnis, e-bisnis untuk membuka pintu peluang strategis baru, yang memaksa ERP untuk mengambil satu langkah lebih jauh untuk berpindah dari satu system model ERP ke model sistem ERP extended. Teknologi Web menyediakan jembatan antara perusahaan dan mitra bisnis mereka untuk membuat e-bisnis yang memungkinkan, sementara e-bisnis membuat sistem ERP lebih transparan dan terlihat. Daripada berpikir tentang ERP dalam perusahaan, kita dapat melihat sistem ERP di sepanjang value chain pada perusahaan di industri yang sama, atau di lintasan industri. Perusahaan kini mengubah perhatian penglihatan mereka untuk terlibat dalam bisnis dengan para pelanggan, pemasok dan mitra bisnis melalui penggunaan internet dan teknologi berbasis Web. Fungsionalitas ERP harus bergerak ke Web karena di situlah sebagian besar proses bisnis inti yang sedang dilaksanakan.

Jika sebuah perusahaan dapat didesentralisasikan unit bisnis otonom, mereka harus dapat mengakses dan berbagi data antar departemen, manajer dan karyawan. Dengan sistem ERP, transaksi hanya perlu dimasukkan sekali. Sistem dapat memproses transaksi di modul perangkat lunak yang berbeda, sehingga sangat komprehensif dan informasi terpadu yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Sementara sistem ERP dapat dipandang sebagai repositori untuk data, informasi dan pengetahuan, dan melampaui batas-batas fungsional oleh perusahaan yang mendefinisikan kembali proses yang begitu luas, memungkinkan sistem ERP Web-enabled memaksa perusahaan untuk melihat proses yang menyertakan beberapa perusahaan.







Manfaat TI dalam ERP
·         Dilihat pada pengertiannya saja mengatakan bahwa ERP merupakan suatu sistem informasi yang menintregasikan proses bisnis dalam suatu perusahan Integrasi yang dimaksud adalah menggabungkan berbagai kebutuhan pada satu software dalam satu logical database, sehingga memudahkan semua departemen berbagi informasi dan berkomunikasi.
·         Melalui ERP status barang/order dapat dipantau setiap saat.
·         Mengurangi Lead Time, maksudnya penyebaran informasi dilakukan secara serempak dan bersamaan ke tiap departemen, sehingga proses di tiap departemen terkait dapat dilaksanakan segera dan secepatnya tanpa harus saling menunggu sampainya informasi (Pengerimin Serempak / Sekali saja.)
·         Dengan menggunakan teknologi komputer, Anda tidak lagi memerlukan banyak paperwork, karena penmpanannya bersifat Soft-copy dan kelebihannya dapat diakses dimana saja dan kapan saja serta file tidak rusak seperti sobaek, basa, dll karena bersifat soft-copy.
·         Pencarian data dapat lebih mudah dan cepat, karena semuanya telah tersusun rapi atau telah terkerangka atau maupun tersistematika dalam Sistem ERP.
·         Data base marketing Anda dapat dilihat dan diperbarui setiap saat.
·         Single Entry, maksudnya dalam ERP, Anda hanya cukup satu kali memasukkan data untuk mendapatkan beberapa laporan.






Penyebab kegagalan implementasi ERP
A.    Manajemen perubahan dan training.
Biasanya kesulitan terbesar terletak pada perubahan praktek pekerjaan yang harus dilakukan. Disamping itu training yang melibatkan banyak modul seharusnya dilaksanakan seawal mungkin.
B.     To BPR or not to BPR.
Perusahaan harus memilih antara merubah bisnis proses untuk menyesuaikan sistem atau sebaliknya, dengan implikasi berupa biaya dan waktu untuk merubah sistem.
C.     Perencanaan yang buruk.
Perencanaan harus mencakup beberapa area seperti hal-hal bisnis dan ketersediaan user untuk membuat keputusan pada konfigurasi sistem.
D.    Meremehkan keahlian IT.
Implementasi ERP membutuhkan keahlian staff ditingkatkan dengan baik.
E.     Manajemen proyek yang buruk.
Hanya sedikit organisasi yang mengimplementasi ERP tanpa melibatkan konsultan. Namun sering kali konsultan melakukan perbuatan yang merugikan kliennya dengan tidak membagi tanggung jawab.
F.      Percobaan-percobaan teknologi.
Usaha-usaha untuk membangun interface, merubah laporan-laporan, menyesuaikan software dan merubah data biasanya diremehkan.
G.    Rendahnya keterlibatan Eksekutif.
Implementasi membutuhkan keterlibatan eksekutif senior untuk memastikan adaya partisipasi yang terdiri dari bisnis dan IT dan membantu penyelesaian konflik-konflik.
H.    Meremehkan sumber daya.
Sebagian besar budget melebihi target terutama untuk manajemen perubahan dan training user, pengujian integrasi, proses-proses pengerjaan ulang, kustomisasi laporan dan biaya konsultan.
I.       Evaluasi software yang tidak mencukupi.
Organisasi biasanya tidak cukup memahami apa dan bagaimana software ERP bekerja sampai mereka sepakat untuk membeli.







ERP dengan E-Bussiness
Hal paling dasar. berikut dibawah ini adalah contoh sederhana untuk menunjukkan pentingnya ERP (Enterprise Resource Planning). Anggaplah anda memiliki sebuah toko klontong kecil, biasanya hal operational yang anda lakukan sebagai pemilik toko adalah membeli berbagai item dari beberapa penjual untuk kemudian anda simpan dalam stock toko anda. Kemudian orang datang dan membeli item-item yang menjadi kebutuhan mereka sehari-hari, tentu dengan harga lebih sebagai keuntungan anda. Biasanya anda mungkin akan mengalami kehabisan stock pada suatu saat, sehingga anda terpaksa meminta maaf kepada orang yang datang ke toko anda dan berjanji item tersebut akan tersedia keesokan hari. Beberapa penjual yang mana anda mengambil/membeli item untuk anda jual biasa disebut SUPPLIER, sementara orang-orang yang datang ke toko anda untuk membeli kebutuhan mereka disebut sebagai CUSTOMER, dan stock item di toko anda biasa dikenal sebagai INVENTORY.
Seiring dengan berjalannya waktu, business anda berkembang dan menjadi besar, anda sekarang menerima pemesanan order via telephone dan menyediakan layanan pengantaran barang ke pelanggan anda yang membuat anda menempatkan beberapa orang sebagai karyawan anda. Pada toko kecil, anda biasanya mencatat semua jenis transaksi dengan buku kecil anda. Namun, hal ini semakin sulit ketika anda memiliki toko lebih besar, bayangkan ketika anda memiliki lebih dari 10.000 customer, dan anda ingin mengetahui barang-barang apa saja yang menjadi kebutuhan mereka, sehingga anda dapat menjual item yang tepat, lalu anda berhubungan dengan lebih dari 1000 SUPPLIER dan memiliki beberapa jenis perjanjian pembayaran dan pengantaran item yang anda pesan, lalu lebih dari 500 orang karyawan di beberapa toko dan gudang stock anda untuk menghandle kegiatan operational toko-toko anda.
Disinilah ERP berfungsi, untuk membantu kegiatan business dari perusahaan yang besar, yang kompleks dengan berbagai kegiatan operational dan mengandalkan informasi dalam mengambil keputusan. sebagai contoh : Perusahaan seperti Oracle Coorporation telah menciptakan software yang skalanya sangat besar (huge) yang dikategorikan sebagai ERP software oracle Applications (Oracle E-business Suite). Namun, untuk diingat, oracle Applications bukan hanya 1 modul software yang besar, namun terdiri dari koleksi beberapa modul yang saling berhubungan dan menciptakan informasi terintegrasi. Lalu, apa yang dimaksud dengan terintegrasi ?  Pertama, mari kita mengerti bagian-bagian yang disebut sebagai modul.
Bagian Pembelian (Purchasing) dan Pembayaran (Account Payables) berhubungan dengan SUPPLIER sejak pembelian dilakukan dari supplier dan anda harus melakukan pembayaran berdasarkan termin pembayaran yang sudah disepakati sebelumnya. Modul oracle Purchasing menghandles semua proses mulai dari permintaan pembelian (requisitions), eksekusi pembelian melalui pembuatan Purchase Order (PO) kepada Supplier hingga Oracle Account Payables (AP) menghandle pembayaran anda kepada supplier berdasarkan termin yang anda sepakati. Kurang lebih sama, pada modul Inventory, maintain stock Item yang dijual dan diterima, kemudian Order Management dan Oracle Account Receivables (AR) menghandle mulai dari pencatatan penjualan hingga pengiriman barang dan penerimaan pembayaran oleh pelanggan/customer kita. Order management membantu untuk tidak hanya mencatat penjualan, namun juga dapat mengumpulkan informasi yang diperlukan untuk dianalisa, ataupun memperluas saluran penjualan anda, semisal via telephone, web-internet dan lain sebagainya.
 Lalu yang menghandle 500 karyawan anda dalam melakukan pembayaran gaji dan data karyawan? Pada oracle hal ini dihandle oleh Oracle Human Resources (Oracle HR). Jadi, sekarang anda dapat melihat bahwa setiap bagian dari modul tersebut terpisah namun saling berhubungan satu sama lain melalui fungsi masing-masing modul tersebut. Nah, fungsi-fungsi tersebut akan menciptakan informasi yang kesemuanya bermuara pada laporan keuangan – yang menyatakan Profit/Loss (Untung/Rugi). Disinilah integrasi berperan, bahwa pencatatan setiap jenis transaksi dari masing-masing modul diatas tercatat baik secara summaries (ringkas) maupun detail pada Oracle General Ledger. Modul ini, membantu untuk mencatat statement Profit/Loss, laporan pajak dan lain sebagainya.
Secara sederhana, ketika anda membayar gaji pegawai anda, informasi pembayaran tersebut akan tercatat dalam General Ledgers sebagai Biaya (Uang yang keluar), sama juga ketika anda membeli item dari supplier dan melakukan pembayaran kepada supplier anda. kemudian, ketika anda menerima Item ke dalam stock item anda, informasi yang dicatat adalah sebagai Pemasukan (Uang yang masuk), ketika item tersebut terjuall kepada pelanggan/customer anda.
Sekali lagi, seluruh informasi transaksi dari berbagai modul yang berbeda diatas bermuara ke dalam laporan General Ledger (GL) yang tentunya pada akhirnya adalah merupakan laporan Untung (Laba) / Rugi perusahaan anda. Sementara, seluruh fasilitas pendukung kegiatan operational perusahaan anda, seperti mobil, toko, gudang penyimpan stock, komputer dikategorikan sebagai Asset dan dikelola melalui Oracle Fixed Assets. disinilah kenapa software ERP begitu mahal, karena tidak mudah menciptakan software multifungsi yang tetap menjaga integritas informasi yang ada, bahkan dapat menganalisa informasi yang anda masukan lewat kegiatan operational anda menjadi informasi yang dapat memprediksi kebutuhan dan perkembangan business anda. Kemudian, bagaimana melakukan implementasi ERP yang sukses? Disebut implementasi karena besarnya ’scope’ pekerjaan yang akan dilakukan dengan tahap-tahap yang dapat dipantau untuk melihat progress yang ada. ERP ketika diimplementasikan, sebenarnya bertujuan menyatukan semua department/divisi dan seluruh fungsi dalam perusahaan anda menjadi sebuah perusahaan yang mampu dipantau melalui sistem terkomputerisasi dan terlayani dengan sebuah sistem yang meminimalkan biaya dengan efisiensi proses yang terkomputerisasi.
Sebuah implementasi ERP, meskipun pada ideal-nya akan membantu anda dalam mendapatkan informasi planning/perencanaan dan fungsi advance (lanjut) yang dapat mempridiksi apapun, tentunya-memiliki syarat untuk sampai pada titik ideal tersebut. Ketika anda melakukan implementasi penting untuk mengerti bahwa akan ada efek baik yang positif maupun kurang menyenangkan bagi anda dan perusahaan anda, sehingga yang terbaik yang bisa kita lakukan adalah merancang implementasi sebaik mungkin untuk mengurangi side effect yang kurang menguntungkan.
Adalah penting untuk mengerti bahwa masing-masing perusahaan memiliki keunikan dalam melakukan implementasi ERP, namun saran terbaik yang bisa dilakukan adalah impelementasi secara bertahap berdasarkan kebutuhan dasar dan kemampuan perusahaan anda (termasuk budget dan kemampuan SDM anda), atau jika anda benar-benar mempertimbangkan merombak keseluruhan business process anda, maka cara ‘big bang’ atau full modul implement secara berkesinambungan.




Contoh Perusahaan Yang Mengimplementasikan Erp Di Indonesia
1.      PT Kereta Api Indonesia (PT KAI)
·         Software yang digunakan : SAP ERP.
·         Unit Fungsional  :  unit kerja di Kantor Pusat, Daerah Operasi, serta Divisi Regional.
·         Tujuan : Dengan adanya penerapan SAP ERP, akan menciptakan sebuah platform tunggal yang terinterkoneksi dengan keuangan, sumber daya manusia, dan kegiatan operasional PT KAI lainnya. Selain itu, SAP ERP juga bisa berguna untuk menentukan apakah sebuah rute yang dilalui oleh kereta api bisa ditambah frekuensinya atau bahkan bisa dihapuskan. 

2.      PT. Semen Gresik
·         Software : JD Edwards.
·         Unit Fungsional : Bagian Finansial.
·         Tujuan : untuk mendukung bisnis proses yang ada di Semen Gresik dengan penerapan pertama kali dilakukan di bagian finansial. Dengan berjalannya waktu, implementasi dilakukan di bagian penjualan dan kemudian di bagian manufakturing.

3.      PT. Jamu Puspo Indonesia (JPI)
·         Software : SAP.
·         Unit Fungsional : Divisi Pemasaran.
·         Tujuan : untuk berubah menjadi lebih cepat dan akurat dalam pengambilan keputusan, serta menjadikan proses bisnis mereka lebih efisien. Serta dapat merespon permintaan pelanggan dengan lebih cepat dan akurat.







Tidak ada komentar:

Posting Komentar