Enterprise
Resource Planning
( ERP )
( ERP )
Enterprise
Resources Planning adalah suatu metode
untuk perencanaan efektif dan pengendalian seluruh sumber daya yang diperlukan
untuk mengambil, membuat, mengirim, dan menghitung pesanan konsumen pada suatu
perusahaan manufaktur, perusahaan distribusi maupun perusahaan jasa. ERP
merupakan software yang mengintegrasikan semua departemen dan fungsi suatu
perusahaan ke dalam satu sistem komputer yang dapat melayani semua kebutuhan
perusahaan, baik dari departemen penjualan, HRD, produksi atau keuangan.
Komponen-komponen
ERP
A. Modul
Operasi
Terdiri atas General Logistic, Sales
and Distribution, Materials Management, Logistic Execution, Quality Management,
Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project
System, Environment Management.
B. Modul
Finansial dan Akunting
Terdiri
atas General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management,
Treasury, Enterprise Controlling.
C. Modul
Sumber Daya Manusia
Terdiri
atas Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and
Event Management, Organizational Management, Travel Management.
Hubungan
ERP dengan Arsitektur E-Bussines
E-bisnis
difokuskan pada efisiensi dan efektivitas eksternal, lintas-proses perusahaan.
Sementara teknologi ERP mendukung strategi bisnis, e-bisnis untuk membuka pintu
peluang strategis baru, yang memaksa ERP untuk mengambil satu langkah lebih
jauh untuk berpindah dari satu system model ERP ke model sistem ERP extended.
Teknologi Web menyediakan jembatan antara perusahaan dan mitra bisnis mereka
untuk membuat e-bisnis yang memungkinkan, sementara e-bisnis membuat sistem ERP
lebih transparan dan terlihat. Daripada berpikir tentang ERP dalam perusahaan,
kita dapat melihat sistem ERP di sepanjang value chain pada perusahaan di
industri yang sama, atau di lintasan industri. Perusahaan kini mengubah
perhatian penglihatan mereka untuk terlibat dalam bisnis dengan para pelanggan,
pemasok dan mitra bisnis melalui penggunaan internet dan teknologi berbasis
Web. Fungsionalitas ERP harus bergerak ke Web karena di situlah sebagian besar
proses bisnis inti yang sedang dilaksanakan.
Jika sebuah
perusahaan dapat didesentralisasikan unit bisnis otonom, mereka harus dapat
mengakses dan berbagi data antar departemen, manajer dan karyawan. Dengan
sistem ERP, transaksi hanya perlu dimasukkan sekali. Sistem dapat memproses
transaksi di modul perangkat lunak yang berbeda, sehingga sangat komprehensif
dan informasi terpadu yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan.
Sementara sistem ERP dapat dipandang sebagai repositori untuk data, informasi
dan pengetahuan, dan melampaui batas-batas fungsional oleh perusahaan yang
mendefinisikan kembali proses yang begitu luas, memungkinkan sistem ERP
Web-enabled memaksa perusahaan untuk melihat proses yang menyertakan beberapa
perusahaan.
Manfaat
TI dalam ERP
·
Dilihat
pada pengertiannya saja mengatakan bahwa ERP merupakan suatu sistem informasi
yang menintregasikan proses bisnis dalam suatu perusahan Integrasi yang dimaksud
adalah menggabungkan berbagai kebutuhan pada satu software dalam satu logical
database, sehingga memudahkan semua departemen berbagi informasi dan
berkomunikasi.
·
Melalui
ERP status barang/order dapat dipantau setiap saat.
·
Mengurangi
Lead Time, maksudnya penyebaran informasi dilakukan secara serempak dan
bersamaan ke tiap departemen, sehingga proses di tiap departemen terkait dapat
dilaksanakan segera dan secepatnya tanpa harus saling menunggu sampainya
informasi (Pengerimin Serempak / Sekali saja.)
·
Dengan
menggunakan teknologi komputer, Anda tidak lagi memerlukan banyak paperwork, karena
penmpanannya bersifat Soft-copy dan kelebihannya dapat diakses dimana saja dan
kapan saja serta file tidak rusak seperti sobaek, basa, dll karena bersifat
soft-copy.
·
Pencarian
data dapat lebih mudah dan cepat, karena semuanya telah tersusun rapi atau
telah terkerangka atau maupun tersistematika dalam Sistem ERP.
·
Data
base marketing Anda dapat dilihat dan diperbarui setiap saat.
·
Single
Entry, maksudnya dalam ERP, Anda hanya cukup satu kali memasukkan data untuk
mendapatkan beberapa laporan.
Penyebab kegagalan
implementasi ERP
A. Manajemen
perubahan dan training.
Biasanya kesulitan terbesar terletak pada perubahan praktek pekerjaan yang
harus dilakukan. Disamping itu training yang melibatkan banyak modul seharusnya
dilaksanakan seawal mungkin.
B. To
BPR or not to BPR.
Perusahaan harus memilih antara merubah bisnis proses untuk menyesuaikan
sistem atau sebaliknya, dengan implikasi berupa biaya dan waktu untuk merubah
sistem.
C. Perencanaan
yang buruk.
Perencanaan harus mencakup beberapa area seperti hal-hal bisnis dan
ketersediaan user untuk membuat keputusan pada konfigurasi sistem.
D. Meremehkan
keahlian IT.
Implementasi ERP membutuhkan keahlian staff ditingkatkan
dengan baik.
E. Manajemen
proyek yang buruk.
Hanya sedikit organisasi yang mengimplementasi ERP tanpa melibatkan
konsultan. Namun sering kali konsultan melakukan perbuatan yang merugikan
kliennya dengan tidak membagi tanggung jawab.
F. Percobaan-percobaan
teknologi.
Usaha-usaha untuk membangun interface, merubah laporan-laporan,
menyesuaikan software dan merubah data biasanya diremehkan.
G. Rendahnya
keterlibatan Eksekutif.
Implementasi membutuhkan keterlibatan eksekutif senior untuk memastikan
adaya partisipasi yang terdiri dari bisnis dan IT dan membantu penyelesaian
konflik-konflik.
H. Meremehkan
sumber daya.
Sebagian besar budget melebihi target terutama untuk manajemen perubahan
dan training user, pengujian integrasi, proses-proses pengerjaan ulang,
kustomisasi laporan dan biaya konsultan.
I.
Evaluasi
software yang tidak mencukupi.
Organisasi biasanya
tidak cukup memahami apa dan bagaimana software ERP bekerja sampai mereka sepakat
untuk membeli.
ERP
dengan E-Bussiness
Hal
paling dasar. berikut dibawah ini adalah contoh sederhana untuk menunjukkan
pentingnya ERP (Enterprise Resource Planning). Anggaplah anda memiliki sebuah
toko klontong kecil, biasanya hal operational yang anda lakukan sebagai pemilik
toko adalah membeli berbagai item dari beberapa penjual untuk kemudian anda
simpan dalam stock toko anda. Kemudian orang datang dan membeli item-item yang
menjadi kebutuhan mereka sehari-hari, tentu dengan harga lebih sebagai
keuntungan anda. Biasanya anda mungkin akan mengalami kehabisan stock pada
suatu saat, sehingga anda terpaksa meminta maaf kepada orang yang datang ke
toko anda dan berjanji item tersebut akan tersedia keesokan hari. Beberapa
penjual yang mana anda mengambil/membeli item untuk anda jual biasa disebut
SUPPLIER, sementara orang-orang yang datang ke toko anda untuk membeli
kebutuhan mereka disebut sebagai CUSTOMER, dan stock item di toko anda biasa
dikenal sebagai INVENTORY.
Seiring
dengan berjalannya waktu, business anda berkembang dan menjadi besar, anda
sekarang menerima pemesanan order via telephone dan menyediakan layanan
pengantaran barang ke pelanggan anda yang membuat anda menempatkan beberapa
orang sebagai karyawan anda. Pada toko kecil, anda biasanya mencatat semua
jenis transaksi dengan buku kecil anda. Namun, hal ini semakin sulit ketika
anda memiliki toko lebih besar, bayangkan ketika anda memiliki lebih dari
10.000 customer, dan anda ingin mengetahui barang-barang apa saja yang menjadi
kebutuhan mereka, sehingga anda dapat menjual item yang tepat, lalu anda
berhubungan dengan lebih dari 1000 SUPPLIER dan memiliki beberapa jenis
perjanjian pembayaran dan pengantaran item yang anda pesan, lalu lebih dari 500
orang karyawan di beberapa toko dan gudang stock anda untuk menghandle kegiatan
operational toko-toko anda.
Disinilah
ERP berfungsi, untuk membantu kegiatan business dari perusahaan yang besar,
yang kompleks dengan berbagai kegiatan operational dan mengandalkan informasi
dalam mengambil keputusan. sebagai contoh : Perusahaan seperti Oracle
Coorporation telah menciptakan software yang skalanya sangat besar (huge) yang
dikategorikan sebagai ERP software oracle Applications (Oracle E-business
Suite). Namun, untuk diingat, oracle Applications bukan hanya 1 modul software
yang besar, namun terdiri dari koleksi beberapa modul yang saling berhubungan
dan menciptakan informasi terintegrasi. Lalu, apa yang dimaksud dengan
terintegrasi ? Pertama, mari kita
mengerti bagian-bagian yang disebut sebagai modul.
Bagian
Pembelian (Purchasing) dan Pembayaran (Account Payables) berhubungan dengan
SUPPLIER sejak pembelian dilakukan dari supplier dan anda harus melakukan
pembayaran berdasarkan termin pembayaran yang sudah disepakati sebelumnya.
Modul oracle Purchasing menghandles semua proses mulai dari permintaan
pembelian (requisitions), eksekusi pembelian melalui pembuatan Purchase Order
(PO) kepada Supplier hingga Oracle Account Payables (AP) menghandle pembayaran
anda kepada supplier berdasarkan termin yang anda sepakati. Kurang lebih sama,
pada modul Inventory, maintain stock Item yang dijual dan diterima, kemudian
Order Management dan Oracle Account Receivables (AR) menghandle mulai dari
pencatatan penjualan hingga pengiriman barang dan penerimaan pembayaran oleh
pelanggan/customer kita. Order management membantu untuk tidak hanya mencatat
penjualan, namun juga dapat mengumpulkan informasi yang diperlukan untuk
dianalisa, ataupun memperluas saluran penjualan anda, semisal via telephone,
web-internet dan lain sebagainya.
Lalu yang menghandle 500 karyawan anda dalam
melakukan pembayaran gaji dan data karyawan? Pada oracle hal ini dihandle oleh
Oracle Human Resources (Oracle HR). Jadi, sekarang anda dapat melihat bahwa
setiap bagian dari modul tersebut terpisah namun saling berhubungan satu sama
lain melalui fungsi masing-masing modul tersebut. Nah, fungsi-fungsi tersebut
akan menciptakan informasi yang kesemuanya bermuara pada laporan keuangan –
yang menyatakan Profit/Loss (Untung/Rugi). Disinilah integrasi berperan, bahwa
pencatatan setiap jenis transaksi dari masing-masing modul diatas tercatat baik
secara summaries (ringkas) maupun detail pada Oracle General Ledger. Modul ini,
membantu untuk mencatat statement Profit/Loss, laporan pajak dan lain
sebagainya.
Secara
sederhana, ketika anda membayar gaji pegawai anda, informasi pembayaran
tersebut akan tercatat dalam General Ledgers sebagai Biaya (Uang yang keluar),
sama juga ketika anda membeli item dari supplier dan melakukan pembayaran
kepada supplier anda. kemudian, ketika anda menerima Item ke dalam stock item
anda, informasi yang dicatat adalah sebagai Pemasukan (Uang yang masuk), ketika
item tersebut terjuall kepada pelanggan/customer anda.
Sekali
lagi, seluruh informasi transaksi dari berbagai modul yang berbeda diatas
bermuara ke dalam laporan General Ledger (GL) yang tentunya pada akhirnya
adalah merupakan laporan Untung (Laba) / Rugi perusahaan anda. Sementara,
seluruh fasilitas pendukung kegiatan operational perusahaan anda, seperti
mobil, toko, gudang penyimpan stock, komputer dikategorikan sebagai Asset dan
dikelola melalui Oracle Fixed Assets. disinilah kenapa software ERP begitu
mahal, karena tidak mudah menciptakan software multifungsi yang tetap menjaga
integritas informasi yang ada, bahkan dapat menganalisa informasi yang anda
masukan lewat kegiatan operational anda menjadi informasi yang dapat
memprediksi kebutuhan dan perkembangan business anda. Kemudian, bagaimana
melakukan implementasi ERP yang sukses? Disebut implementasi karena besarnya
’scope’ pekerjaan yang akan dilakukan dengan tahap-tahap yang dapat dipantau
untuk melihat progress yang ada. ERP ketika diimplementasikan, sebenarnya
bertujuan menyatukan semua department/divisi dan seluruh fungsi dalam
perusahaan anda menjadi sebuah perusahaan yang mampu dipantau melalui sistem
terkomputerisasi dan terlayani dengan sebuah sistem yang meminimalkan biaya
dengan efisiensi proses yang terkomputerisasi.
Sebuah
implementasi ERP, meskipun pada ideal-nya akan membantu anda dalam mendapatkan
informasi planning/perencanaan dan fungsi advance (lanjut) yang dapat
mempridiksi apapun, tentunya-memiliki syarat untuk sampai pada titik ideal
tersebut. Ketika anda melakukan implementasi penting untuk mengerti bahwa akan
ada efek baik yang positif maupun kurang menyenangkan bagi anda dan perusahaan
anda, sehingga yang terbaik yang bisa kita lakukan adalah merancang
implementasi sebaik mungkin untuk mengurangi side effect yang kurang
menguntungkan.
Adalah penting untuk
mengerti bahwa masing-masing perusahaan memiliki keunikan dalam melakukan
implementasi ERP, namun saran terbaik yang bisa dilakukan adalah impelementasi
secara bertahap berdasarkan kebutuhan dasar dan kemampuan perusahaan anda
(termasuk budget dan kemampuan SDM anda), atau jika anda benar-benar mempertimbangkan
merombak keseluruhan business process anda, maka cara ‘big bang’ atau full
modul implement secara berkesinambungan.
Contoh
Perusahaan Yang Mengimplementasikan Erp Di Indonesia
1.
PT Kereta Api Indonesia (PT KAI)
·
Software yang digunakan : SAP ERP.
·
Unit Fungsional : unit kerja di Kantor Pusat, Daerah Operasi, serta Divisi
Regional.
·
Tujuan : Dengan adanya penerapan SAP ERP, akan menciptakan sebuah platform
tunggal yang terinterkoneksi dengan keuangan, sumber daya manusia, dan kegiatan
operasional PT KAI lainnya. Selain itu, SAP ERP juga bisa berguna untuk
menentukan apakah sebuah rute yang dilalui oleh kereta api bisa ditambah
frekuensinya atau bahkan bisa dihapuskan.
2.
PT. Semen Gresik
·
Software : JD Edwards.
·
Unit Fungsional : Bagian Finansial.
·
Tujuan : untuk mendukung bisnis proses yang ada di Semen Gresik dengan penerapan
pertama kali dilakukan di bagian finansial. Dengan berjalannya waktu,
implementasi dilakukan di bagian penjualan dan kemudian di bagian
manufakturing.
3.
PT. Jamu Puspo Indonesia (JPI)
·
Software : SAP.
·
Unit Fungsional : Divisi Pemasaran.
·
Tujuan : untuk berubah menjadi lebih cepat dan akurat dalam pengambilan
keputusan, serta menjadikan proses bisnis mereka lebih efisien. Serta dapat
merespon permintaan pelanggan dengan lebih cepat dan akurat.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar